Ata de Reunião ou Assembleia

Todas as atas e demais documentos relevantes das pessoas jurídicas podem ser registrados para garantir que as deliberações sejam preservadas de maneira organizada e com fé pública.

É importante destacar que o registro das atas de eleição dos órgãos administrativos é obrigatório, devendo ser observadas as disposições legais e estatutárias pertinentes.

É fundamental respeitar o prazo previsto no estatuto para a divulgação do edital de convocação e a realização da assembleia geral. Se o mandato já expirou, procure o auxílio do Oficial de Registro para verificar os requisitos necessários para regularização.

A qualificação completa de todos os eleitos para ocupar os órgãos administrativos deve ser incluída, contendo nome, RG, CPF, nacionalidade, profissão, estado civil, endereço residencial completo com CEP e e-mail.

Recomendamos que as atas sejam elaboradas eletronicamente, em arquivo PDF, contendo a assinatura digital do representante legal da entidade.Podem ser utilizados certificados digitais ICP-Brasil: e-CPF do representante legal ou e-CNPJ da pessoa jurídica. Não é necessário coletar as assinaturas eletrônicas do secretário e do presidente da assembleia.

A lista de presença elaborada em papel e assinada a caneta pode ser digitalizada e incluída no arquivo PDF da ata. Contudo, é suficiente mencionar, na própria ata eletrônica, os nomes dos participantes.

Se a ata for elaborada em papel, deve ser feita em folhas soltas, sendo suficiente a assinatura do representante legal.

OBS.: Não recomendamos a utilização de livro encadernado de atas, pois é um sistema arcaico e incompatível com a tecnologia atualmente disponível.

As atas em papel podem ser digitalizadas pela própria entidade ou por terceiros contratados, desde que sejam obedecidos os requisitos da Lei nº 12.682/2012 e do Decreto nº 10.278/2020, e encaminhadas eletronicamente para registro.

Caso prefira enviar fisicamente a ata em papel, é possível optar por receber a certificação do registro em papel ou meio eletrônico através da internet.