Ata de Reunião ou Assembleia

Orientações para o Registro de Ata de Reunião ou Assembleia

Registrar uma Ata de Reunião ou Assembleia é um processo que demanda atenção cuidadosa aos detalhes e a preparação meticulosa dos documentos essenciais. A seguir, apresentamos as etapas e os requisitos necessários para efetuar esse registro de forma eficaz. As atas de reuniões ou assembleias, assim como outros documentos relevantes de pessoas jurídicas, podem ser registrados para assegurar que as deliberações sejam mantidas de maneira organizada e com fé pública. 

Documentos e Informações Requeridas

Requerimento (veja modelo)

• Deve ser formalmente preenchido e assinado pelo representante legal.

Ata de Assembleia Ordinária ou Extraordinária

• Condução da Assembleia

• A assembleia deve ser conduzida pelo representante legal, garantindo que todos os procedimentos sejam cumpridos de acordo com o estatuto social. Em algumas ocasiões, é nomeado um secretário para auxiliar na condução dos trabalhos e que também assina a ata juntamente com o representante ao final da reunião com as devidas assinaturas e firma reconhecida do representante legal.

• Deliberação dos Tópicos

• Durante a assembleia, todos os tópicos listados no edital de convocação devem ser deliberados. Isso significa que cada item deve ser discutido e decidido, seja por aprovação ou por simples deliberação. É fundamental que o processo siga rigorosamente o que foi previamente estabelecido no edital, garantindo assim a transparência e a objetividade nas decisões tomadas.

• Eleição dos Membros Administrativos

• Caso a assembleia tenha como objetivo a eleição de novos membros para os órgãos administrativos, é crucial que os candidatos sejam aprovados pelos participantes presentes. Além disso, é necessário realizar a qualificação de cada candidato eleito, incluindo informações como nome completo, RG, CPF, nacionalidade, profissão, estado civil, endereço residencial completo com CEP e e-mail. 

• Especificação do Período de Mandato

• Na ata de assembleia deve especificar claramente o período de mandato dos eleitos, conforme estipulado no estatuto social. Essa especificação é importante para evitar ambiguidades e garantir que todos os membros administrativos tenham clareza sobre a duração de seus mandatos e suas responsabilidades durante esse período.

• Termos de Posse

• Em caso de eleição de novos membros para os órgãos administrativos, é necessário o preenchimento de um termo de posse. Cada membro eleito deve assinar o documento individualmente, seja de forma manuscrita com caneta ou por meio eletrônico, garantindo a autenticidade e formalização do processo de posse. 

• Alterações no Estatuto Social

• Se a assembleia tiver como pauta a alteração do estatuto social, é imprescindível que essas mudanças sejam aprovadas pelos presentes. Deve-se especificar claramente o que será alterado, seja todo o estatuto ou apenas partes dele. Em caso de alterações parciais, é necessário transcrever as modificações na ata e obter a aprovação de todas as alterações propostas. O estatuto social alterado deve ser anexado à ata com as devidas assinaturas e firma reconhecida do representante legal.

• Lista de Presença

• É essencial apresentar uma lista de presença original com as assinaturas de todos os participantes. As assinaturas podem ser feitas tanto à caneta quanto eletronicamente. Se a lista for elaborada em papel e assinada à caneta, ela pode ser digitalizada e anexada ao arquivo PDF/A da ata. Alternativamente, é suficiente listar os nomes dos participantes diretamente na ata eletrônica. 

• Disponibilidade do Nome Empresarial

• Caso altere a denominação da entidade, antes do registro, é essencial verificar a disponibilidade do nome empresarial no Oficial de Registro de Pessoa Jurídica de Franco da Rocha, localizado na Avenida sete de setembro, 169 sobre loja, centro de Franco da Rocha/SP.

Caso os documentos sejam apresentados em formato físico (papel), é necessário fornecer pelo menos uma via de cada documento. Se forem enviadas múltiplas vias, todas devem ser idênticas.

Reconhecimento de Firma

• As assinaturas do representante legal precisam ser feitas à caneta somente na ata e no estatuto social, com reconhecimento de firma, ou eletronicamente, utilizando certificado ICP-Brasil. As demais assinaturas não exigem reconhecimento de firma e, caso sejam eletrônicas, podem utilizar qualquer tecnologia respaldada pelo art. 10, § 2º, da MP 2.200-2, desde que possam ser validadas por meio de consulta ao site da empresa responsável. 

As atas em papel podem ser digitalizadas pela própria entidade ou por terceiros contratados, desde que sejam obedecidos os requisitos da Lei nº 12.682/2012 e do Decreto nº 10.278/2020, e encaminhadas eletronicamente para registro.

Apresentar em conjunto com os documentos o DBE (Documento Básico de Entrada) contendo assinatura e firma reconhecida do presidente para alterar o CNPJ - Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica caso altere a denominação ou eleição da novo representante legal.

💡Seguir essas etapas com precisão assegura que a ata de assembleia Ordinária ou Extraordinária aconteça de forma legal e ordenada, prevenindo possíveis complicações futuras. Contudo, o cartório pode exigir documentos adicionais, dependendo da natureza da entidade ou sociedade em questão. Portanto, é aconselhável sempre consultar um profissional habilitado para revisar o processo.