Registro de Atas de Assembleia de Condomínio
O registro de atas de assembleia de condomínio é fundamental para garantir a publicidade e a segurança jurídica das deliberações, assegurando que as decisões sejam preservadas de maneira organizada e com fé pública. Dessa forma, o condomínio e os condôminos podem consultar as atas a qualquer momento.
Formato e Assinaturas
Recomendamos que as atas sejam criadas de forma eletrônica, em PDF, e assinadas digitalmente pelo síndico. Para isso, podem ser utilizados certificados digitais ICP-Brasil, como o e-CPF do síndico ou o e-CNPJ do condomínio. Outras formas de assinatura eletrônica também são válidas, conforme o art. 10, § 2º, da MP 2.200-2, desde que a validade possa ser verificada no site da empresa responsável.
Não é necessário obter assinaturas eletrônicas do secretário e do presidente da assembleia. A lista de presença, assinada em papel, pode ser digitalizada e anexada ao arquivo PDF da ata, bastando mencionar os nomes dos participantes na ata eletrônica.
Alternativas para Atas em Papel
Caso a ata seja elaborada em papel, deve ser feita em folhas soltas, com a assinatura do síndico, presidente e secretário, e armazenada em uma pasta específica pelo condomínio. O uso de livro encadernado de atas não é recomendado, pois é considerado obsoleto e incompatível com as tecnologias atuais.
As atas em papel podem ser digitalizadas pela administradora do condomínio ou por terceiros, atendendo aos requisitos da Lei nº 12.682/2012 e do Decreto nº 10.278/2020, e enviadas eletronicamente pelo portal RTDBrasil para registro. Se o condomínio optar pelo envio físico da ata em papel, pode escolher receber a certificação do registro em papel ou em meio eletrônico pela internet.
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Estrutura de Ata de Assembleia Ordinária e Extraordinária de Condomínio
A ata de assembleia de condomínio é um documento oficial que registra as decisões e discussões ocorridas durante as reuniões dos condôminos. A seguir, apresentamos uma estrutura básica para a elaboração de atas de assembleias ordinárias e extraordinárias de condomínio.
Cabeçalho
Nome do Condomínio: Identificação oficial do condomínio e CNPJ se houver.
Tipo de Assembleia: Ordinária ou Extraordinária.
Data e Hora: Data completa e horário de início da assembleia.
Local: Endereço onde a assembleia foi realizada.
Convocação: Informação sobre como e quando os condôminos foram convocados para a assembleia.
Abertura
Presidente e Secretário: Nomeação do presidente da mesa e do secretário da assembleia.
Verificação de Quórum: Registro do número de presentes e verificação se o quórum necessário para deliberação foi atingido.
Ordem do Dia
Pautas da Assembleia:
Listagem dos assuntos a serem tratados, com breve descrição de cada ponto, de acordo com o edital de convocação.
Discussão de cada ponto e registro das deliberações e decisões tomadas.
Deliberações e Votações
Registro de Votos: Documentação dos votos a favor, contra e abstenções para cada pauta discutida.
Decisões Tomadas: Detalhamento das decisões aprovadas pelos condôminos, incluindo qualquer alteração ou instrução específica.
Assuntos Gerais
Encerramento
Hora de Encerramento: Registro do horário de término da assembleia.
Assinaturas: Assinatura do presidente da mesa e do secretário, além de espaço para assinatura dos condôminos presentes, se necessário ou assinar na lista de presença.
Anexos
Documentos Anexados: Lista de documentos que fazem parte integrante da ata, como propostas, relatórios financeiros, lista de presença, edital de convocação, ou planos de obras, que devem ser apresentados junto com a ata para registro.
Observações
Eleição de Síndico Pessoa Física
Recomenda-se que no caso de eleição de síndico, é necessário fornecer informações detalhadas sobre a pessoa escolhida. Deve-se incluir o nome completo do síndico eleito, bem como o número de identificação, que pode ser o CPF. Além disso, é importante registrar o endereço completo do síndico, incluindo o CEP.
Eleição de Síndico Pessoa Jurídica
Se o síndico eleito for uma pessoa jurídica, as informações requeridas mudam um pouco. É crucial registrar a razão social completa da empresa, bem como o endereço de sua sede, incluindo o CEP. Além disso, deve-se informar o nome do representante legal da empresa, acompanhado de seu número de identificação, conforme estipulado no contrato social.
Tais informações são solicitadas pela Receita Federal do Brasil e pelos bancos.
Esta estrutura serve como um guia geral para a elaboração de atas de assembleias, podendo ser adaptada conforme as necessidades específicas de cada condomínio. É importante que a ata seja clara, objetiva e registre fielmente as decisões e discussões realizadas durante a assembleia.
Modelo de ata no site SíndicoNet.
⚠️ A competência para registro é determinada pela cidade onde o condomínio está localizado.
